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Paulus-Lager

Der Kernprozess in einem Unternehmen des Bauhandwerks ist ein definierter Ablauf, mit dem ein Auftrag durch den Betrieb läuft. Von der ersten Anfrage bis zur Ablage der Unterlagen. Eigentlich sollten diese Abläufe in einem Handwerksbetrieb allen Mitarbeitern klar sein. Doch leider ist das nicht immer so. Um hier für alle den richtigen Durchblick zu schaffen, macht es Sinn, die Kernprozesse des Unternehmens klar festzulegen.

Die Frage lautet: Wurde im Betrieb definiert, wer eine telefonische Anfrage entgegennimmt und was damit gemacht wird? Was wird bereits am Telefon abgefragt, notiert und in welcher Form an wen weitergegeben? Hier wird es oft schon knifflig, wenn alle Personen, die für diesen Vorgang infrage kommen, drei unterschiedliche Handlungsweisen bevorzugen. Denn ist nichts definiert, läuft die Erhebung der wichtigen und für die weitere Bearbeitung notwendigen Daten personenabhängig. Und Derjenige, der zur weiteren Bearbeitung mit dem Kunden in Kontakt treten soll, muss im schlimmsten Fall den wichtigen Informationen hinterherlaufen. Dieses Problem zieht sich wie ein roter Faden durch alle kleineren und größeren Prozesse des ganzen Geschäftsbetriebs.

Vertretung? Unmöglich!

Die Folge: Es ist extrem aufwendig, das Alltagsgeschäft zu bewältigen und praktisch unmöglich, sich gegenseitig zu vertreten. Schon die einfache Nachfrage eines Kunden bei einem Projektleiter, der nicht mit dem Auftrag betraut ist, löst eine Suchorgie nach den notwendigen Informationen auf dem Schreibtisch des zuständigen Projektleiters aus, die noch nicht einmal von Erfolg gekrönt sein muss.

Und wer jetzt insgeheim denkt, dass im eigenen Betrieb zum Glück alles digital läuft und alle Auftragsdaten im Branchenprogramm hinterlegt sind, ist noch lange nicht davor gefeit. Es ist nicht garantiert, dass jeder Projektleiter die Daten sofort und richtig einpflegt. Sei es aus Zeitmangel oder weil er sich nicht gut genug mit der Software auskennt oder weil es ihm egal ist.

Definierte Prozesse schaffen Sicherheit

Das vom Paulus-Lager empfohlene Grundprinzip lautet: Das gesamte Team arbeitet nach den gleichen Prozessen, die einmal gut durchdacht für den ganzen Betrieb eingerichtet werden. Dazu müssen alle Personen die Abläufe verstehen, akzeptieren und umsetzen. Erst wenn alle nach dem gleichen System arbeiten, entsteht ein personenunabhängiger Betrieb, der transparent und im Bedarfsfall durch Vertretung zu führen ist.

Quelle: Paulus-Lager

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